Saat ingin memahami konsep dasar sistem informasi, kita harus mengetahui apa sistem informasi terlebih dahulu. Sistem informasi memiliki banyak pengertian yang dikemukakan oleh para ahli. Namun secara umum sistem informasi adalah suatu sistem dimana adanya teknologi informasi dan juga aktivitas manusia dalam mengatur informasi dalam suatu perusahaan atau instansi. Dengan begitu sistem informasi bisa dikatakan sebagai hal yang cukup fundamental dalam suatu perusahaan.

Dalam konsep dasar sistem informasi kita pertama-tama harus bisa berpikir secara sistem. Berpikir secara sistem disini dimaksud dengan berpikir dari sudut pandang sistem. Tentu kita harus tahu sistem itu apa. Sistem adalah suatu komponen yang saling berinteraksi, yang memiliki batasan untuk suatu tujuan tertentu. Jadi berpikir secara sistem itu berpikir untuk mengetahui seluk beluk tentang suatu sistem hingga ke komponen-komponen terkecilnya.

Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Disini semua karakteristik ini selalu berkaitan satu sama lain untuk menjalankan suatu sistem tersebut. Sehingga jika ada salah satu karakter tidak berfungsi maka sistem itu tidak akan berfungsi pula.

Masing-masing karakter tersebut memiliki fungsinya tersendiri. Komponen (components) sistem, setiap sistem memiliki komponen yang selalu berinteraksi. Komponen-komponen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Sekecil apapun sebuah sistem pasti memiliki subsistem didalamnya. Setiap subsistem mempunyai sifat tertentu untuk menjalankan sebuah fungsi dalam suatu sistem dan sangat mempengaruhi berjalannya suatu sistem.

Kemudian batas (boundary) sistem, batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara ruang lingkup sistem dengan ruang lingkup sistem lainnya ataupun lingkungan luarnya. Batas sistem ini bertujuan agar suatu sistem dapat menjadi satu sistem yang utuh dan tidak tergabung dengan sistem yang lainnya ataupun lingkungan luarnya. Batas sistem ini menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. Sehingga batas ini menjadi penanda adanya suatu sistem yang utuh.

Lingkungan luar (enviroments) sistem dari suatu sistem adalah segala hal yang berada diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

Penghubung (interface) sistem merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui media penghubung ini memungkinkan suatu subsistem mengalirkan sumber daya ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan mengalir melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (input) sistem merupakan energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Mantenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (output) sistem merupakan keluaran yang merupakan hasil dari pengolahan suatu sistem. Suatu sistem akanmengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh menejemen. Lebih detailnya jika kita memasukkan suatu data maka sistem akan mengolah data tersebut dan menghasilkan suatu informasi.

Tujuan (goal) sistem adalah suatu hal yang ingin dicapai oleh sebuah sistem. Jika suatu sistem tidak memiliki tujuan yang pasti maka sistem tersebut tidak ada gunanya untuk ada. Tujuan dari sebuah sistem sangat menentukan sekali, masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Walaupun keluarannya tidak akan sepenuhnya akan sama dengan tujuan sistem namun akan mendekati dari tujuan sistem.

Kembali pada cara berpikir secara sistem, setelah kita mengetahui karakteristik dari sistem maka kita akan bisa berpikir secara sistem. Berpikir secara sistem adalah  sebuah cara untuk  memahami sistem yang kompleks dengan menganalisis bagian-bagian sistem tersebut untuk kemudian mengetahui pola hubungan yang terdapat didalam setiap komponen penyusun sistem tersebut. Pada prinsipnya berpikir secara sistem mengkombinasikan dua kemampuan berpikir, yaitru kemampuan berpikir analis dan berfikir sintesis.

Saat berpikir secara sistem maka kita akan memikirkan segala sesuatu berdasarkan kerangka metode tertentu, ada urutan dan proses pengambilan keputusan. Di sini diperlukan ketaatan dan kedisiplinan terhadap proses dan metode yang hendak digunakan. Metode berpikir yang berbeda akan menghasilkan kesimpulan yang berbeda, namun semuanya dapat dipertanggung jawabkan karena sesuai dengan proses yang diakui luas.

Berpikir secara sistem akan melihat segala sesuatu memiliki pola yang teratur dan bekerja sebagai sebuah sistem. Dalam perusahaan akan terdapat beberapa sistem yang bekerja sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Dan setiap sistem memiliki fungsi yang berbeda-beda walaupun dalam lingkungan yang sama namun sistem-sistem ini tidak akan menjadi satu karena sudah memiliki batasannya masing-masing walau tetap saja akan mempengaruhi secara tidak langsung satu sama lain.

Berpikir secara sistem mengkombinasikan antara kemampuan menganalisis komponen suatu masalah dengan memadukan komponen-komponen tersebut menjadi kesatuan. Kita harus memahami dan akhirnya memadukan dua kemampuan dasar ini; melakukan Analisis dan Synthesis. Analisis adalah alat untuk memahami komponen-komponen suatu permasalahan. Setelah itu, kita melakukan sintesis, yakni proses untuk memahami bagaimana komponen-komponen itu berfungsi secara bersama-sama. Di sini kita dituntut memahami komponen-komponen tersebut secara mendasar sebelum memadukannya.

Jadi berpikir secara sistem akan membantu kita dalam menyelesaikan suatu masalah dengan menjadikan pola permasalah lebih teratur sehingga mudah untuk dipecahkan. Selain itu, sangat diuntungkan sekali dengan berpikir secara sistem karena semua sudah tertata dengan teratur saat kita melakukan pemecahan masalah yang ada. Walaupun jika berpikir secara sistem kita harus mengikuti aturan bahwa tidak boleh untuk keluar dari batasan yang sudah ditetapkan suatu sistem yang ada. Jika kita keluar dari batasan itu makan akan terjadi tabrakan antara sistem yang mengakibatkan permasalahan yang lebih rumit dan kompleks. Maka dari itu hendaknya tidak keluar dari batasan sistem yang sudah ditentukan.

Konsep Dasar Sistem Informasi Dwima SI3906